【導入前の課題】
・SESのマッチング業務に毎日4、5時間を費やしていた
・Gmailの振り分け機能を利用し、キーワードでメール検索するも非効率であった
・打ち合わせから提案までに時間がかかっていた
【導入後の変化】
・マッチング業務を午前・午後の各1時間に集約。空いた時間で案件元企業やBPへの訪問を強化
・Slack連携機能で移動中でもマッチングが可能に
・AIによる検索で打ち合わせの場で即座に提案可能となり、受注率アップ
◉会社概要
企業名：株式会社ガイアコミュニケーションズ
URL：https://gaia-ad.co.jp/
設立：1992年11月27日
売上：39億9,900万円（2023年2月期）
従業員数：80名（契約社員含む）※2023年2月現在
業務終了後、5時間のマッチング作業。メールソフトによるSES営業はとにかく非効率だった
――まずは御社の紹介と、Qoala（コアラ）を知った経緯について教えてください。
私どもガイアコミュニケーションズは、お菓子メーカーや美容業界を中心に、幅広い業界で販売促進や広告プロモーションのお手伝いをしております。エンドクライアント様との繋がりが強いため、顧客視点に立ったご提案をできることが弊社の強みです。
DXニーズの高まりを受けて、取引先の企業様からIT人材の相談を受けることが多くなったことがきっかけで、2022年1月にSES事業を立ち上げました。私は立ち上げメンバーとして、当初から営業を担当しております。
顧客の開拓やエンジニアの採用、マッチング業務や月々の事務処理まで基本的に私メインで対応していますが、なかでもマッチング業務はかなりの比重を占めて苦労していました。そんなとき、弊社の代表がつながりのある中小企業振興公社様から、SES営業に特化したマッチング・クラウドツールがあるということで、「Qoala」をご紹介いただきました。
――Qoalaを導入するまでは、マッチングにどのような課題を抱えていましたか？
普通のメールソフト（Gmail）を使ったマッチング業務は、とにかく時間と手間がかかり非効率でした。
まずは弊社に届いたメールを案件と人材にメールを振り分け、その後に案件と人材のマッチングをしていました。Gmailの検索機能や自動タグ付け機能で、ある程度該当する人材をピックアップするまではできるのですが、細かい技術や職歴はメールに添付されたスキルシートに記載されていることが多く、結局は1通1通メール本文と添付ファイルを開封して確認しなければなりませんでした。
また、ある程度まとまった時間を取って集中してチェックする必要があるため、コアラ導入前は通常業務終了後4～5時間をマッチング業務に割いていました。
――Qoalaの導入の決め手はどんなところでしたか？
最も大きな決め手となったのは、SES営業に特化したツールであることでした。
たとえばQoalaでは、AIがメールの中から商流についての情報を自動で抽出して「BP直人材だけ見たい」といったように検索できるため、一通一通メールの本文を読み込む必要がありません。また、AIによってメールに添付されたExcelのスキルシートまで解析し、「Javaの経験5年以上 かつ Springの経験あり」といったように各スキルの経験年数で検索できるので、都度スキルシートを開かなくても、抽出・整理された情報の中から最適な人材を発見できます。
※ コアラでは図のようにスキルシート内の各スキルの経験年数をAI が合計し、検索対象にできます
このような機能のプレゼンを聞いて、「これはSES営業の業務内容を細部まで把握した上で作られたシステムなのだ」ということがすぐに分かりました。マッチング業務にかなりの負担を感じていたこともあって、大袈裟かも知れませんが救いの手が差し伸べられたような、運命的なものを感じ、すぐに導入を決めました。
使い始めてすぐに「やはりこれはマッチング業務の課題解決に直結する画期的なシステムだ」と確信し、仲良くなった他社のSES営業の友人（合同会社Ko-Lab 中村様）にQoalaを紹介したことを覚えています。
マッチング業務の時間が大幅に短縮されたことで、午後は案件元やBPとの商談に注力
――実際にQoalaを利用してみて、業務はどのように改善されましたか？
以前はマッチング業務に忙殺されて新規の商談ができない日もありましたが、Qoalaを導入してからは劇的に改善され、空いた時間で案件元やBPさんとの商談など、付加価値の高い業務を大幅に増やすことができました。
まず昼頃に一度メールチェックをして、見込みのあるメールに星をつけます。あとは17時ごろ、その日一日溜まったメールを再度チェックして星をつけ、残り1時間でマッチングするという具合です。隙間時間にメールをチェックし、本格的に取り組むのは1時間。以前は4～5時間かかっていましたので、格段に効率がアップしています。今では「ながらチェック」と1時間のマッチングで、1日あたり新規で7件ほどのマッチングができるようになりました。
Slackとの連携機能も非常に役に立っています。QoalaをSlackと連携させることができ、わざわざメールを見に行かなくても、適した案件や人材のメールが届けば、スマートフォンやパソコンのデスクトップに通知してくれます。商談のために移動している最中でも、指定した条件に合った人材が通知されるので、移動中でもパソコンを確認することなく、スマートフォンだけでチェックができます。
※ コアラでは登録した条件に合致するメールが届いたらスマホで通知を受け取ることができます
また、商談の場で要員について具体的なニーズをヒアリングできた際、以前は一度持ち帰って人材を探し、改めて提案をしなければなりませんでしたが、Qoalaを導入してからはその場でチェックし、商談中に具体的な要員を提案できるようになりました。
Qoalaの機能を最大限に活用し、顧客満足度アップと業務改善を進めたい
――御社の成長のため、今後どのようにQoalaを活用していきたいと考えていますか？
今回、Qoalaを導入したことによって、マッチングの数だけでなく、質も確実に向上しました。
今までは1通ずつ開封して自分の目で条件を確認しても、案件・人材のニーズを満たした提案に結びつけるのは難しかった。しかしQoalaを導入してからは、AIが分析した結果が一覧表で可視化され、最適な提案ができるようになりました。
※ コアラでは選んだ案件・人材に対して、AIがマッチング候補をリストアップします（上の図は左の案件に対して右側に人材候補がリストアップされています）
Qoalaは、弊社の業務改善だけでなく、お客様へのサービス向上にも貢献してくれています。
SES営業は、人材提案の精度が重要であり、提案の数が多ければいいとは私は考えていません。ですから、1日にマッチングできる件数を一気に増やしながらも、マッチングの精度をさらに上げつつ、業務に割く時間を減らしていくことを、これからもさらに突き進めていきたいと考えています。
◉インタビュイープロフィール
角田 智彦
株式会社ガイアコミュニケーションズ
ビジネススタッフサービス
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